In cazul unui control efectuat de ITM, exista obligatia de a pune la dispozitia inspectorilor o serie de documente si informatii necesare controlului sau, dupa caz, pentru cerceterea unor anumite evenimente. Conform legii, nerespectarea acestei obligatii constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei (Legea nr. 108/1999).

Ce documente poate solicita ITM-ul în cazul unui control?

Documente generale ale firmei:

– registrul unic de control;

– actele constitutive ale societatii: contract de societate, statutul societatii, certificatul de inmatriculare la registrul comertului, actele aditionale de modificare si completare a actelor constitutive;

– procura notariala de imputernicire pentru reprezentantul angajatorului, daca este cazul.

Documentele generale care reflecta relatiile de munca ale angajatiilor:

– contractele individuale de munca;

– copie a contractului individual de munca, pastrata la locul in care salariatul isi desfasoara activitatea;

– actele aditionale de modificare a contractelor de munca;

– deciziile emise de angajator – suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, majorarea salariului, etc;

– fisele de aptitudini care atesta faptul ca persoana in cauza este apta pentru prestarea acelei munci;

– informarea ITM despre faptul ca unitatea utilizeaza frecvent munca de noapte (dupa caz);

– programarea efectuarii concediului de odihna;

– structura de personal a societatii/organigrama societatii;

– regulamentul intern;

– contractul colectiv de munca, daca este cazul;

– foile colective de prezenta;

– statele de plata a salariilor;

– evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru (conform art. 119 din Codul muncii);

– evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat mobil, cu munca la domiciliu sau telesalariat, in conditiile stabilite cu salariatii prin acord scris, in functie de activitatea specifica desfasurata de catre acestia.

(Legea nr. 53/2003 – Codul muncii)

– registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic;

– contractul de prestari servicii incheiat cu prestatorul in domeniul ReviSal, imputernicirea persoanei desemnate sa transmita datele ReviSal si inregistrarea la ITM a acestuia (in functie de caz);

– dosarele de personal ale salariatilor.

(H.G. nr. 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor)

Documentele de protectie a maternitatii la locurile de munca:

– actele prin care angajatorul a fost instiintat de salariata ca se afla intr-o situatie dintre cele avute in vedere de OUG nr. 96/2003;

– raportul privind evaluarea riscurilor pentru securitatea sau sanatatea salariatelor gravide, lauze sau care alapteaza si a repercusiunilor asupra sarcinii ori alaptarii;

– adresa prin care a fost instiintat medicul de medicina a muncii si I.T.M. despre faptul ca o salariata se afla intr-una din situatiile avute in vedere de Ordonanta;

– actele prin care, in urma recomandarilor efectuate de medicul de medicina a muncii, a fost modificat locul de munca al salariatei (daca este cazul);

– actele prin care medicul de medicina a muncii stabileste intervalul de timp la care este necesara schimbarea pozitiei de lucru, perioadele de activitate, respectiv durata perioadelor de repaus in pozitia sezanda sau pentru miscare;

– foile colective de prezenta si statele de plata a salariilor din care sa rezulte reducerea normala a timpului de lucru, conform recomandarii medicului de familie;

– actele privind modificarea locului de munca al salariatelor gravide, lauze sau care alapteaza, care desfasoara in mod curent munca cu caracter insalubru sau greu de suportat;

– actele privind incetarea raporturilor de munca.

(O.U.G. nr. 96/2003 privind protectia maternitatii la locurile de munca)

Documentele conform Legii nr. 202/2002 privind egalitatea de sanse si tratament:

– modul de organizare al examenului sau concursului si selectia candidatilor pentru ocuparea posturilor din sectorul public sau privat;

– incheierea, modificarea, executarea, suspendarea si incetarea raporturilor de munca sau de serviciu;

– stabilirea sau modificarea atributiilor din fisa postului;

– stabilirea remuneratiei;

– beneficii, altele decat cele de natura salariala si masuri de protectie si asigurari sociale;

– informarea si consilierea profesionala, programe de initiere, calificare, perfectionare, specializare si recalificare profesionala;

– evaluarea performantelor individuale;

– promovarea profesionala;

– aplicarea masurilor disciplinare;

– dreptul de aderare la sindicat si accesul la facilitatile acordate de acesta;

– proba modului de exercitare a dreptului salariatei/salariatului revenite/revenit dupa concediul de maternitate, concediul de crestere a copilului, concediul de ingrijire a copilului cu dizabilitati sau a concediului paternal de la un program de reintegrare profesionala, de minimum 5 zile lucratoare;

– alte conditii de prestare a muncii, avand in vedere relatiile de munca.

Documentele privind securitatea si sanatatea in munca

Organizarea activitatii de SSM:

– certificatul constatator – autorizarea de functionare in domeniul SSM pentru activitatile desfasurate;

– contractul colectiv de munca, care sa contina: alegerea si numarul reprezentantilor lucratorilor cu raspunderi specifice in domeniul SSM (sau RI, ROF), stabilirea numarului de CSSM-uri din intreprinderile dispersate teritorial (sau RI, ROF), modalitatea de desemnare a reprezentantilor lucratorilor in CSSM (sau RI, ROF);

– regulamentul intern, care sa contina: activitatile de prevenire si protectie pentru efectuarea carora serviciul intern de prevenire si protectie are capacitate si mijloace adecvate (sau ROF), reguli privind instruirea si insotirea persoanelor aflate in intreprindere cu permisiunea angajatorului (sau ROF);

– organigrama, din care sa rezulte (dupa caz) organizarea, in subordinea directa a angajatorului, ca o structura distincta, a serviciului intern de prevenire si protectie;

– contractele individuale de munca, ce contin drepturile si obligatiile partilor privind securitatea si sanatatea in munca;

– fisele postului, ce contin: atributiile si raspunderile ce le revin lucratorilor in domeniul SSM, iar in cazul lucratorului desemnat;

– decizii ale angajatorului: decizie desemnare lucrator (lucratori/serviciu intern de prevenire si protectie) pentru a se ocupa de activitatile de protectie si prevenire a riscurilor profesionale, decizie de desemnare a membrilor CSSM;

– contract cu serviciul extern de prevenire si protectie (dupa caz), ce contine cel putin: activitatile de prevenire si protectie care vor fi desfasurate de catre serviciul extern de prevenire si protectie, modul de colaborare cu lucratorii desemnati/serviciul intern de prevenire si protectie si/sau cu alte servicii externe de prevenire si protectie, clauze privind solutionarea litigiilor aparute intre parti;

– diplome/certificate pentru lucrator desemnat: diploma studii postliceale tehnice si certificat de absolvire curs SSM de cel putin 80 de ore;

– diplome/certificate pentru conducator serviciu intern de prevenire si protectie: diploma studii superioare tehnice, certificat de absolvire curs postuniversitar de evaluare a riscurilor de cel putin 180 de ore si certificat de absolvire curs SSM de cel putin 80 de ore;

– documentele Comitetului de Sanatate si Securitate in Munca;

– actele de desemnare a lucratorilor responsabili PSI;

– fisele de identificare a factorilor de risc profesional, pentru medicul de medicina a muncii;

– fise de aptitudini eliberate de medicul de medicina a muncii;

– categorii de materiale igienico-sanitare acordate.

Instruirea lucratorilor in domeniul SSM:

– programele de instruire – testare pentru conducatorii locurilor de munca;

– programele de instruire – testare pentru lucratori;

– tematici de instruire pe faze, teste de verificare;

– instructiuni proprii privind instruirea in domeniul SSM;

– instructiuni proprii de securitate si sanatate in munca;

– instructiuni pentru a da lucratorilor posibilitatea sa opreasca lucrul si/sau sa paraseasca imediat locul de munca si sa se indrepte spre o zona sigura, in caz de pericol grav si iminent;

– fise de instruire individuala (pentru fiecare lucrator);

– fise de instruire colectiva (pentru lucratorii care presteaza servicii si pentru vizitatori);

– instruirea specifica a lucratorilor in caz de pericol grav si iminent.

Evidente si rapoarte:

– evidenta accidentelor de munca ce au ca urmare incapacitate temporara de munca mai mare de 3 zile de lucru, a accidentelor usoare, a bolilor profesionale, a incidentelor periculoase, precum si a accidentelor de munca;

– evidenta zonelor cu risc ridicat si specific;

– evidenta zonelor care necesita semnalizare de securitate si sanatate in munca, stabilirea tipului de semnalizare necesar si amplasarea;

– evidenta meseriilor si a profesiilor prevazute de legislatia specifica, pentru care este necesara autorizarea exercitarii;

– evidenta posturilor de lucru care necesita examene medicale suplimentare;

– evidenta posturilor de lucru care, la recomandarea medicului de medicina a muncii, necesita testarea aptitudinilor si/sau control psihologic periodic;

– evidenta monitorizarii functionarii sistemelor si dispozitivelor de protectie, a aparaturii de masura si control, precum si a instalatiilor de ventilare sau a altor instalatii pentru controlul noxelor in mediul de munca;

– evidenta verificarii starii de functionare a sistemelor de alarmare, avertizare, semnalizare de urgenta, precum si a sistemelor de siguranta;

– evidenta informarilor angajatorului asupra deficientelor constatate in timpul controalelor efectuate la locul de munca si propunerea de masuri de prevenire si protectie;

– evidenta echipamentelor de munca si urmarirea ca verificarile periodice si, daca este cazul, incercarile periodice ale echipamentelor de munca sa fie efectuate de persoane competente, conform prevederilor H.G. nr. 1.146/2006;

– evidenta echipamentelor individuale de protectie necesare pentru posturile de lucru din intreprindere si intocmirea necesarului de dotare a lucratorilor cu echipament individual de protectie, conform prevederilor H.G. nr. 1.048/2006;

– evidenta urmaririi intretinerii, manipularii si depozitarii adecvate a echipamentelor individuale de protectie si a inlocuirii lor la termenele stabilite, precum si in celelalte situatii prevazute de H.G. nr. 1.048/2006;

– evidenta urmaririi realizarii masurilor dispuse de catre inspectorii de munca, cu prilejul vizitelor de control si al cercetarii evenimentelor;

– rapoarte pentru autoritatile competente privind accidentele de munca;

– raport pentru CSSM care cuprinde situatia securitatii si sanatatii in munca, actiunile care au fost intreprinse si eficienta acestora in anul incheiat, precum si propunerile pentru planul de prevenire si protectie ce se vor realiza in anul urmator (transmis ulterior ITM).